Cómo puedo escribir una justificación de empleo, bien explicado paso a paso

Una justificación de empleo (algunas veces llamada una justificación de puesto) es comúnmente usada en los trabajos de los sectores públicos y académicos. Este documento ayuda a dar forma a las razones por las que una posición, ya sea anterior o nueva, es necesaria. También sirve como guía y formaliza un proceso que asegura que los puestos o trabajo son creados y llenados con base en una necesidad organizacional. Aquí tienes algunos consejos que te enseñaran cómo escribir una informe de justificación de un puesto de trabajo.

Pasos

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   Elige el formato apropiado a utilizar. La mayoría de las organizaciones tiene un formato determinado que debe ser enviado por los empleados para justificar una posición, ya sea nueva o existente. Si la organización para la que trabajas no la tiene, pregúntale al destinatario de dicha justificación cuál formato prefiere. Las compañías sin formularios usualmente manejan las justificaciones verbalmente, en ese caso, lo único que tiene que preparar son tus propias notas con una guía para esa conversación.

   • Presenta tu justificación en un memorando, y si no te han dado ninguna guía para la presentación, utiliza una lista de viñetas o una lista numerada. Hazlo breve y enfocado en el impacto que puede tener en la organización o empresa el llenar dicha posición.
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   Investiga el historial que hay detrás de la solicitud. Si se trata de una posición nueva, incluye un párrafo acerca de las circunstancias que han llevado a la necesidad de un nuevo puesto de trabajo. Si se trata de una vacante existente, indica porque está abierta, cuánto tiempo ha estado abierta, y cómo se está ejecutando actualmente el trabajo.
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   Calcula el costo de ese puesto. Documenta en una viñeta separada el valor en dólares de dicha contratación. Determina un salario, o un precio por hora estimado, así como el costo de los beneficios como seguro de salud, entrenamiento, e incapacidades. Algunos formularios podrían también pedir que se estima la cantidad que debe invertirse en entrenamiento y otro tipo de apoyo que la nueva posición requerirá, para que otros departamentos puedan evaluar el impacto de esta nueva posición.
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   Calcula los ahorros en costos o potencial de ingresos que esa nueva posición reportará. Destaca en una viñeta aparte la cantidad en dólares proyectada. Si se trata de un puesto que supone la generación de ingresos (como ventas o producción), señala la cantidad de ingresos que esperas que la persona en dicha posición genere. Si se trata de un rol o puesto de apoyo, documenta si este nuevo puesto liberará a otros empleados que puedan comprometerse en actividades que generen ingresos, ahorren dinero en otras formas, o incrementen la satisfacción del cliente.
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   Explica cómo establecerás esta posición. Escribe esta información en un punto separado. Asegúrate de indicar si se van a realizar recortes en otras áreas, o aplicar para recibir un subsidio o subvención para cubrir el costo total o parcialmente. Incluye información que indique si los ahorros de costos o ingresos que ha previsto cubren parcial o totalmente el costo del puesto de trabajo.
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   Documenta cualquier consecuencia negativa que pudiera darse por no crear o llenar el puesto. Escribe un párrafo sobre lo que podría suceder si la posición no es aprobada. Asegúrate de explicar quién hará el trabajo, y qué parte del trabajo no será hecha. Incluye detalles sobre los costos probables de esta situación para la organización.
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Advertencias

• Anticípate a la objeciones. En algunas circunstancias, el proceso de justificación de un trabajo es meramente una rutina, y las solicitudes de nuevos trabajadores son raramente rechazadas. En otras, pueden haber presiones políticas o económicas que creen reticencia. Averiguar con antelación cuáles objeciones pueden surgir, te permitirá preparar una respuesta inteligente y con fundamentos que aseguren que las necesidades de la organización son cubiertas.