Cómo puedo escribir una solicitud de permiso para faltar al trabajo, bien explicado paso a paso

Esta carta es una solicitud oficial de ausencia laboral que el trabajador debe dirigir al empleador o su superior. Es importante que la carta esté bien escrita, no solo para convencer a tu jefe de que te permita faltar, sino también para que el departamento de recursos humanos pueda gestionarla más fácilmente. Quizás ya ha pasado un tiempo desde que escribiste una carta formal por última vez, así es que sería útil que recuerdes algunas cosas sobre el formato antes de entrergarla.^[1].Aquí tienes algunas recomendaciones de expertos y profesionales del área de los recursos humanos sobre cómo escribir correctamente una carta de solicitud de permiso para faltar al trabajo.

Parte 1 de 2: Escribir la carta

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   Explica el propósito de la carta.^[2] No pierdas tiempo tratando de hacer una introducción; explica claramente en la primera línea que el propósito de la carta es solicitar autorización para faltar al trabajo.

   • Debes discutir con tu jefe tu intención de faltar al trabajo antes de entregar la carta, así es que en la primera línea debes referirte a dicha conversación.
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   Indica el rango de fecha específico de tu ausencia. Dependiendo del motivo de tu solicitud, puedes indicar o no las fechas entre las que pretendes ausentarte, pero trata de ser lo más específico posible. Uno de los elementos principales de una buena carta de solicitud de permiso para faltar al trabajo es programar las fechas claramente, así es que asegúrate de incluir esta información y otros datos que sean necesarios.

   • Sé honesto. Si vas a pedir permiso para ausentarte debido a una enfermedad, hazle saber a tu jefe que tu fecha de regreso dependerá de las recomendaciones de tu doctor.
   • No pidas más tiempo del que necesitas.
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   Explica los motivos por los que necesitas faltar al trabajo. No es necesario que digas más de la cuenta, pero debes ser capaz de explicar a tu jefe que tienes una razón válida para ausentarte. Asegúrate de indicar claramente el propósito del tiempo que estás solicitando, ya sea por razones médicas, una emergencia familiar, algún evento familiar importante como un nacimiento u otros motivos personales.
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   Incluye tu información de contacto durante el tiempo que estarás ausente.Puede surgir alguna situación en la que tu jefe o tus colegas necesiten ponerse en contacto contigo. Incluir tu información de contacto durante este tiempo es un acto de cortesía profesional hacia tus colegas para ayudarlos a lidiar con el trabajo adicional que tendrán que realizar durante tu ausencia.
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   Busca el tono correcto para la carta. Debes determinar si los días de ausencia que estás solicitando te corresponden legalmente (un permiso de maternidad, por ejemplo) o si le estás pidiendo a tu jefe un favor al ausentarte durante un tiempo que no está incluido en tu contrato de trabajo.^[3]

   • Si estás solicitando un tiempo que no te corresponde legalmente, asegúrate de escribir la carta en un tono que implique que lamentas causar inconvenientes y que prometes compensar el tiempo perdido poniendo tu máximo esfuerzo.
   • Hazle saber a tu jefe si te debe días libres por concepto de vacaciones o enfermedad.
   • También es importante incluir esta información para que la cadena de mando en el departamento de recursos humanos tenga claridad al respecto, en caso de que tu jefe decida rechazar tu solicitud y debas apelar a su decisión.
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   Incluye algunas ideas sobre cómo delegar tu trabajo mientras no estás.Aunque debes avisar a tu jefe antes de irte, se recomienda que des algunas sugerencias útiles acerca de quién está mejor capacitado para cubrir los distintos aspectos de tu trabajo durante tu ausencia.

   • No delegues toda la carga en una sola persona, ya que esto sería muy injusto.
   • Distribuye tu trabajo de manera equitativa, asignando tareas de acuerdo a las fortalezas de cada individuo.
   • Al incluir estas sugerencias le ahorrarás trabajo a tu jefe y quizás lograrás congraciarte con él, aumentando tus posibilidades de que apruebe la solicitud.
   • Recuerda que el trabajo que delegarás a tus colegas no representa una obligación para ellos, sino que lo harán como una cortesía profesional hacia alguien que necesita ausentarse. Sé cortés y agradéceles.
   • Entrega un registro de las necesidades que hay que mantener. Aunque es probable que en una compañía pequeña sea suficiente con entregar la carta, en las empresas más grandes es necesario realizar otros trámites para poder llevar registro de las actividades de una mayor cantidad de trabajadores. Si ese es el caso, realiza los trámites correspondientes para que el personal pueda tener tranquilidad de que ya se ha hecho el papeleo oficial.
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Parte 2 de 2: Formato de la carta

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   Incluye la dirección del remitente. Puede parecer extraño incluir tu dirección si trabajas en el mismo lugar que tu jefe, pero esta es una carta formal que será archivada en el departamento de recursos humanos, así es que es necesario llevar a cabo todas las formalidades.

   • Si en tu trabajo utilizan plantillas para la correspondencia, es posible que la dirección ya aparezca en el encabezado.
   • De lo contrario, debes escribirla en la esquina superior derecha de la página y alinearla a la izquierda.
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   Utiliza la fecha en que terminaste la carta. Es habitual que la gente coloque la fecha en que comenzaron a escribirla, pero si demoras tres días en terminarla, recuerda que debes actualizar la fecha.

   • La fecha debe aparecer en la esquina superior derecha de la página y alineada a la izquierda, en el caso de que la dirección ya esté en el encabezado.
   • Si debes escribir la dirección, la fecha debe aparecer en la línea siguiente.
   • Usa el formato correcto para la fecha de acuerdo a tu región. Por ejemplo, en los Estados Unidos deberías escribir Enero 11, 2015, pero en otros países se usa el formato 11 de enero de 2015.
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   Incluye la dirección del destinatario. Aún si vas a entregar la carta a tu jefe personalmente, debes incluir esta información por cuestión de formalidad.

   • Incluye el nombre del destinatario (tu jefe) acompañado de un título personal como Dr. Rogers, Sra. Smith, etc.
   • Ten cuidado de no asumir la preferencia del título en el caso de las mujeres. Antes de enviar la carta, verifica el título indicado en la correspondencia que recibe o pregúntale discretamente a tus colegas si tu jefa prefiere el título de señora o de señorita.
   • La dirección del destinatario debe ir en la línea siguiente a la fecha y alineada a la izquierda.
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   Para el saludo de la carta, usa el nombre del destinatario acompañado del título. Aún si conoces bien a tu jefe, dirígete a él de manera formal. Por ejemplo, "Estimada señora Smith" o "Estimado Dr. Rogers."

   • En vez de una coma de uso informal, utiliza dos puntos después del nombre para darle un tono solemne.
   • Debes añadir una línea en blanco entre la dirección del remitente y el saludo.
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   Decide el estilo de formato que deseas usar para los párrafos de la carta. Un estilo formal bastante popular es el estilo de bloques que está descrito a continuación:

   • Los párrafos deben tener espaciado simple.
   • La alineación debe ser a la izquierda, no justificada.
   • No coloques sangría al principio de un párrafo; comienza todas las líneas a partir del margen.
   • Deja una línea en blanco al final de cada párrafo.
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   Finaliza la carta con un cierre formal. Puede ser algo como "Muchas gracias" o "Atentamente", para luego terminar con tu firma.

   • Deja una línea en blanco entre el último párrafo y el cierre.
   • Deja cuatro líneas en blanco entre el cierre y tu nombre impreso.
   • Luego de imprimir la carta, firma tu nombre con un lápiz de tinta negra en el espacio de las cuatro líneas en blanco.
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Consejos

• Tendrás mejores resultados si mantienes una buena relación por escrito con tu empleador antes de hacer esta solicitud. Si sabes que pronto deberás pedir un permiso de ausencia (por ejemplo, si estás embarazada), asegúrate de tener un buen desempeño en el trabajo en los meses previos a tu solicitud.