Cómo puedo elaborar un acta de entrega?, bien explicado paso a paso

Cuando nos vamos un trabajo, ya sea de forma temporal o definitiva, es necesario que dejemos todos los asuntos de la forma más clara posible. Es decir, se debe seguir un procedimiento para que el cambio sea lo más transparente que se pueda y no afecte al proceso de la empresa. Para esto es preciso elaborar un acta de entrega, de esta manera queda testimonio escrito acerca de cómo dejamos nuestras responsabilidades al momento de entregar nuestro cargo. Sigue leyendo para averiguar cuáles son los aspectos fundamentales que debes cubrir a la hora de elaborar un acta de entrega.

Método 1 de 2: Redacta el acta de entrega

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   Escribe todos los detalles posibles. Al momento de redactar el acta debes incluir todos los datos significativos, incluyendo:

   • Fecha y hora en que se firma y entrega el acta
   • Lugar físico donde se firma y entrega el acta
   • Nombre completo y cargo dentro de la empresa de quien emite el acta
   • Nombre completo y cargo dentro de la empresa de quien recibe el acta
   • Nombres completos de quienes se desempeñan como testigos
   • Informes que se entregan, tales como:
     • Recursos financieros
     • Recursos materiales
     • Recursos humanos
     • Declaraciones
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   Consigue dos testigos. Siempre que se entrega un acta es preciso hacerlo en presencia de dos personas que testifiquen dicha entrega y den fe de las circunstancias en que se hace.
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   Entrega el acta en presencia de a un notario certificado. Para que el acta tenga validez, la firma y la entrega debe hacerse frente a un notario certificado que avale dichas firmas.
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Método 2 de 2: Deja todo en orden

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   Entrega a la persona que va a tomar tu puesto un informe de las actividades del puesto. Indica tus propias actividades, las que realizas diaria o periódicamente y que son tu responsabilidad.
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   Entrega un informe de actividades pendientes. Organiza el listado de pendientes por orden de prioridad, indicando los avances y las personas relacionadas o que intervienen en el proceso.
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   Entrega un informe de cómo está organizada la información escrita en papel.Debe incluir un listado de la información que manejas en forma impresa la cual debe estar en carpetas de tres argollas organizada con separadores por área, especialidad, fecha o importancia, según sea el caso.
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   Entrega un informe de cómo está organizada la información en forma electrónica.: Debe incluir un listado de la información que manejas en forma electrónica, la cual debe estar organizada en carpetas en la computadora asignada, en caso de entregar CDs, deben estar numerados y rotulados.
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   Entrega un informe acerca de la relación de otros funcionarios con tu puesto de trabajo. Un listado de las personas con las que tienes mayor comunicación y relación para el buen desempeño de las funciones asignadas. Incluye cargo y extensiones telefónicas.
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   Entrega un informe de los equipos de trabajo. Especifica cuáles son los equipos asignados para el desempeño del puesto, como son la computadora, el teléfono, la radio y el vehículo.
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   Entrega un informe del mobiliario. Realiza un listado de todos los muebles utilizados para desempeñar tu puesto de trabajos, como escritorios, archiveros, sillas, mesas, etc.
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   Entrega un listado de recomendaciones específicas. De acuerdo a la experiencia, prioridades o etapas del proceso puedes indicar algunas recomendaciones que consideres relevantes para un mejor desempeño en el puesto.
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Consejos

• Trabajar en forma ordenada es una manera eficiente de hacer las cosas, es mejor diseñar un proceso de forma que cada cosa esté en su lugar a su debido tiempo y no corregir o acomodar después.
• La entrega y recepción de los asuntos y recursos a los que se refieren los puntos anteriores de este procedimiento, se efectuará mediante Acta Administrativa (Anexo I), en la que se incluirá el informe por escrito, datos adicionales y además documentación relativa y contendrá entre otros elementos, listado de trabajos pendientes y/o asuntos en trámite, situación de los recursos financieros, humanos y materiales; señalamiento de los principales estudios, obras públicas en proceso, servicios y en general los aspectos relacionados con la situación administrativa, desarrollo, cumplimiento o en su caso, desviación de programas.
• La entrega y recepción se efectuará cuando menos con 3 días hábiles de anticipación a la ausencia programada, entre el trabajador que entrega y el que recibe, haciendo de conocimiento sobre este acto al jefe inmediato superior de rama o perfil.
• La entrega de las actividades y de los asuntos en trámite encomendados al servidor público saliente no lo exime de las responsabilidades en que hubiera incurrido en términos de la Ley.
• El servidor público saliente que no entregue los asuntos y recursos a su cargo en los términos de este procedimiento, será requerido por su jefe inmediato superior y de reincidir por el Órgano de Control Interno de la dependencia o entidad que corresponda, para que en un lapso no mayor a quince días hábiles, contados a partir de la fecha de separación del empleo, cargo o comisión cumpla con esta obligación.
• El servidor público que proceda a la entrega de funciones o actividades a su cargo, hará constar en el acta de entrega, la aceptación expresa o tácita de su renuncia, o la causa o motivo de su separación en la titularidad del empleo, cargo o comisión.
• Será responsabilidad del funcionario que hace entrega de funciones y/o actividades a su cargo, entregar copia con las firmas del acta al líder del proyecto, así como al coordinador de especialidad, como mínimo un día hábil antes de la separación de funciones.