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¡No te demores! En cualquier contexto de negocios, la ventaja más grande que te da el enviar una nota de agradecimiento es que deja una impresión positiva y duradera en tus socios, posibles empleadores, clientes, o bien, donadores. Entre más tiempo pase entre la entrevista, trato, o la prestación de servicios, y la llegada de tu nota de agradecimiento, será menor la efectividad de ésta para reforzar tus relaciones empresariales.
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Elige el formato adecuado. En la mayoría de los casos, es preferible optar por un documento real, en lugar de enviar un correo electrónico. Si estás representando a una compañía, escribir la nota de agradecimiento en una hoja membretada es siempre la mejor opción. De cualquier modo, una nota escrita de tu puño y letra le da un toque mucho más personal, y puede ser lo más apropiado en ciertas circunstancias; por ejemplo, si eres el dueño de un pequeño negocio, o para agradecer de manera auténtica las donaciones sustanciales para una fundación. Las notas escritas a mano también son una buena opción para agradecer a un posible empleador la oportunidad de entrevista para ocupar un puesto. Si eliges escribir una nota de agradecimiento de tu puño y letra, toma en cuenta lo siguiente:
- Elige una tarjeta o papel simple y sofisticado. Una tarjeta color crema o color blanco con un "gracias" grabado al frente es por lo general la elección a prueba de errores. Evita las tarjetas con mensajes impresos en el interior, y diseños demasiado coloridos, floridos u ostentosos.
- Toma en cuenta tus habilidades para escribir a mano. Si te sientes inseguro respecto a la calidad o claridad de tu escritura a mano, enséñale una muestra a un amigo o colega de confianza. Si no eres un maestro es cuanto a letra manuscrita se refiere, asegúrate de practicar un poco antes de escribir la nota que pretendes enviar. Si esto de escribir a mano de verdad te pone en aprietos, puedes emplear a otra persona para que transcriba el mensaje por ti (solo no olvides de firmarla con tu nombre).
- Si por alguna razón tienes dificultades para encontrar la dirección de la persona a la que deseas enviarle la nota de agradecimiento, quizá enviar un correo electrónico sea tu única opción. Y en ocasiones es el formato más apropiado. Por ejemplo, cuando el correo electrónico ha sido el medio de comunicación entre tú y la persona a la cual quieres agradecer por hacer negocios contigo. La mayor desventaja de enviar notas de agradecimiento de manera electrónica es que existe una mayor probabilidad de que se pierdan o sean ignoradas, y por lo tanto de que no te permitan destacar. Recuerda que algunas personas (especialmente los ejecutivos) pueden recibir cientos de correos electrónicos en un mismo día. Con esto en mente, la opción de hacer tu correo más atractivo, o enviar una postal electrónica a través de terceros, puede ser tentadora. Trata de no hacerlo, ya que hacer esto, puede hacer que tu correo electrónico parezca más un anuncio publicitario que una nota de agradecimiento, aumentando así las posibilidades de que tu mensaje sea ignorado o eliminado. En lugar de eso, envía un correo corto y sencillo, y sobretodo a tiempo para causar una buena impresión en tus socios. Quizá en el asunto del correo electrónico quieras especificar el tipo de relación empresarial que tienes con la persona o la razón por la cual envías el agradecimiento. Por ejemplo: "gracias por considerar mi solicitud de empleo."
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Elige un saludo apropiado. Si existe una persona en particular a la que debas agradecerle, dirígete a él/ella mediante un título y su apellido; por ejemplo: "estimado Sr. Kinkaid." Cuando te dirijas a más de una persona, incluye a todos por título y apellido en el saludo. Evita los saludos impersonales como "a quien corresponda." Por otro lado, la formalidad de tu tono dependerá de tu nivel de familiaridad y la naturaleza del negocio establecido con la otra persona.
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En la primera oración, expresa tu gratitud y establece claramente cuál es la razón de agradecimiento. No es necesario adornar tu introducción. Evita comenzar con frases como: "sólo te escribo para agradecerte por..." o "me gustaría expresar mi gratitud...", en lugar de ello ve directo al punto; por ejemplo: "gracias por apoyar nuestro proyecto de servicio a la comunidad."
- Aunque es importante el expresar a qué se debe tu agradecimiento, evita mencionar directamente la palabra dinero si se trata de un donativo. Reemplaza los montos y las cantidades, o cualquier referencia a dinero con eufemismos como "su generosidad", "su amabilidad" o "su generoso donativo."
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Expresa el impacto directo o la trascendencia de aquello por lo cual estás agradecido.
- Cuando te dirijas a un donador, hazle saber qué es lo que su donativo le permitirá lograr a tu fundación o compañía.
- Cuando te dirijas a un posible empleador después de una entrevista, quizá quieras aprovechar esta oportunidad para reiterarle tu interés en obtener el puesto que estás solicitando. Sin embargo, no uses esta nota de agradecimiento como una excusa para enfatizar el porqué crees que eres tú la persona indicado para el puesto. En lugar de ello, ten un poco de tacto, acercándote a ellos con algo como "agradezco la oportunidad de entrevista, y el puesto me emociona bastante."
- Cuando te dirijas a un socio de negocios o asesor, decir algo como "fue un placer trabajar contigo" o "tu asesoría resulto de gran valía para lograr las metas anuales del departamento a mi cargo," ayuda a fortalecer la relación de manera positiva y muestra tu interés en que esa relación continúe.
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Halaga al destinatario pero sin caer en la adulación. Esta puede ser la parte más difícil al momento de escribir una nota de agradecimiento, y no siempre es obligatoria o necesaria. Piensa en un cumplido con respecto al destinatario o a la empresa que el/ella representa; por ejemplo "tu trabajo es simplemente hermoso" o "tu experiencia en contabilidad no tiene comparación."
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Alude al futuro. Aquí, quizá quieras expresar de manera explícita tu deseo de seguir haciendo negocios o establecer una relación empresarial a largo plazo con el destinatario. Cuando te dirijas a un posible empleador, esta es una buena oportunidad confianza con respecto a la decisión que tome. Esto lo puedes lograr usando una simple frase como "espero tener noticias pronto."
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Reitera tu agradecimiento. Esto no debería requerir más que una simple y sencilla oración, en la que parafrasees tu agradecimiento inicial (usando otras palabras). "Gracias de nuevo por..." debería bastar.
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Cierra con un saludo de despedida, y firma el mensaje con tu nombre. En la mayoría de los casos, lo más apropiado es cerrar tu nota con algo como "los mejores deseos," "a sus órdenes" o "sinceramente". Aún si tu carta ha sido escrita a máquina, siempre firma la nota con tu nombre usando un bolígrafo. Cuando sea necesario, incluye tu título o el tu puesto dentro de la empresa a la que representas abajo de tu nombre.
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Revisa y corrige tu nota. Dependiendo de las circunstancias, el producto final debe ser relativamente corto y simple (a lo mucho con una extensión de media cuartilla). Si da la impresión de ser larga, revisa y considera eliminar cualquier oración o párrafo que resulte redundante o innecesario. Con excepción del agradecimiento en sí, cada punto debe ser planteado solo una vez. Revisa también que el tono de la carta se mantenga a lo largo de la misma. Quizá sea una buena idea el conseguir un par de personas que la lean en busca de errores ortográficos o gramaticales, ya que incluso el más mínimo error puede causar una impresión negativa en el destinatario.
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Cuando estés contento con lo que expresa tu nota, envíala inmediatamente. Una vez más, el tiempo es crucial para que estas notas de agradecimiento cumplan su cometido. Entre más pronto lleguen a su destino, más memorable será la buena impresión que dejarás en quien la reciba.
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