Cómo puedo escribir un documento de procesos de negocio, bien explicado paso a paso

Un proceso de negocios sólo funciona si todos se ponen de acuerdo en él y entienden cómo debe correr el proceso. Un documento de procesos de negocio actúa como una guía a la que todos pueden referirse para asegurar que el acuerdo se entienda bien. También puede servir como una base para los documentos para preparar a trabajadores nuevos para el proceso. Ya sea que los estés escribiendo para tu propia organización, o preparándolo como escritor profesional, el proceso es el mismo.

Pasos

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   Entiende la extensión del documento que escribirás. ¿El documento cubrirá una sola tarea en la cadena de operaciones o un procedimiento entero para una planta de manufactura? Para muchas tareas, estarás escribiendo varios documentos de procesos individuales – 1 por cada proceso en una operación compleja.

   • Como regla general, es mejor hacer que cada documento cubra un proceso pequeño. Esto hace que el proceso, y la lista de las personas que deben comprenderlo, sea lo más claro posible.
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   Escribe notas sobre los componentes claros de los procesos que quieres documentar. Esto incluirá un diagrama de flujo del proceso, una guía de las posiciones responsables para cada tarea, y una descripción de cómo luce el proceso cuando se completa exitosamente.
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   Escribe una introducción al documento para explicar la razón por la cual el proceso es importante a la operación en conjunto de la compañía. Si es relevante, también puedes incluir declaraciones específicas de premios e incentivos a empleados que realicen bien el proceso. Esto también puede incluirse en la declaración que sucede si no se completa el proceso, o se completa con una mala calidad.
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   Identifica a los individuos que estarán involucrados en el proceso. Define el rol de cada individuo. Es mejor identificar los títulos para cada trabajo, en lugar de individuos específicamente nombrados. De esa forma el documento permanece relevante cuando un empleado nuevo llegue.
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   Especifica las herramientas técnicas para el proceso. Estas incluyen computadoras, software, tecnología, vehículos, hasta artículos simples como escobas, etc. Si es apropiado, indica dónde se encuentra cada artículo y a dónde deben regresarlo al terminar.
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   Usa tus notas y guías para escribir una guía paso a paso sobre cómo debe completarse el proceso.
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   Añade una sección para excepciones y emergencias.
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   Edita y revísalo cuidadosamente para asegurarte de que sea un documento profesional y fácil de entender.
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Consejos

• En algunos casos, especialmente si estás compilando un manual de empleados, también querrás darle formato para hacerlo más atractivo y fácil de leer. Un buen manual debe leerse como un libro de texto, con diagramas e ilustraciones, mientras que un documento para auditorías internas debe ser un simple texto.