Se puede escribir una propuesta para la gerencia por diversas razones. Por ejemplo, para sugerir mejoras en los procesos, nuevas medidas de seguridad, emprendimientos para la generación de ganancias o ideas para ahorrar dinero. Comunicar sugerencias por escrito requiere reflexión, organización y también reunir información y consultar con personas informadas. A continuación presentamos los pasos para escribir una propuesta para la gerencia.

Al escribir tu propia propuesta para la gerencia

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Identifica la situación, problema o asunto actual que necesita ser atendido.Por ejemplo: costos excesivos, procesos de producción largos, excesiva rotación de personal o insatisfacción de los clientes.

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Explica lo que estás proponiendo que la gerencia realice; por ejemplo: la eliminación de pasos innecesarios en un proceso, la creación de un nuevo producto o el establecimiento de nuevas medidas de seguridad.
- Describe cómo se puede implementar el cambio. Por ejemplo, para mejorar la seguridad de la información en una organización, tu propuesta podría ser la de establecer un programa interno de certificación que requiera que cada empleado estudie y apruebe un curso sobre protección de la información.
- Especifica las etapas que se requieren para realizar el cambio. Enumera los pasos en su respectivo orden. Por ejemplo, la gerencia podría necesitar capacitación acerca de los nuevos procedimientos, podría necesitarse comprar nuevo equipamiento y se podría requerir contratar personal especializado.
- Incluye una lista de equipamiento, recursos y materiales necesarios. Puede ser que la organización necesite comprar nuevo software, revisar los contenidos de las sesiones de capacitación del personal o renovar la tecnología.
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Señala los principales beneficios de tu propuesta. Tu objetivo puede ser mejorar la eficiencia, bajar los costos del proyecto, generar ingresos para la empresa o mejorar el nivel de satisfacción del personal.
- Presenta primero el beneficio más atractivo. En base a tu conocimiento acerca de los valores y propósitos de la organización, enfatiza los beneficios de tu propuesta que sean de mayor necesidad y atractivo para los intereses de la gerencia. Por ejemplo, si tu idea redundará en un mayor ingreso y la mejora en la satisfacción del cliente, la organización podría estar más interesada en lo primero que en lo segundo.
- Especifica los beneficios en términos cuantitativos. Si el objetivo es que la empresa ahorre dinero, explica cuánto se ahorrará en un período dado. Si tu sugerencia va a hacer un proceso más expedito, especifica cuánto tiempo se ahorrará.
- Sé realista y práctico al explicar los beneficios. Si presentas metas de ganancias ambiciosas o ahorros en los costos poco realistas, esto podría disminuir la credibilidad de tu propuesta.
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Considera posibles objeciones a la propuesta y enfréntalas. Por ejemplo, la empresa puede haber tenido malas experiencias en la creación de nuevos productos en el pasado y quiere quedarse con lo que es de comprobada calidad. Explica por qué tu idea de producto es rentable.
- Incluye estadísticas y documentación de apoyo para tu argumento. Efectúa un estudio de mercado y cita estudios de casos para reforzar tu propuesta.
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Consulta con colegas de confianza para que revisen tu propuesta. Elige personas de departamentos pertinentes y otros expertos que entiendan las dificultades del proceso, los productos o las medidas que estás sugiriendo. Pídeles sus opiniones y aportes acerca de detalles para la ejecución de tu sugerencia.
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Edita tu propuesta para incluir sus puntos más importantes. Evita la palabrería excesiva o información no relevante que solo ayuda a confundir al lector.
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Revisa tu documento. Una propuesta sin errores minimiza la distracción del lector y permite que se enfoque en el valor de tus ideas.