Cómo puedo escribir una carta pidiendo una extensión, bien explicado paso a paso

Pedir una prórroga o extensión es una necesidad que surge en muchas situaciones de la vida. Redactar una tarea de la escuela, tomar una dedición acerca de una oportunidad de empleo o la finalización de un proyecto, son algunos ejemplos de las ocasiones en las cuales escribir de manera eficaz una solicitud de extensión es importante. Honestidad, tacto y consideración hacia la persona que recibe la carta son factores críticos cuando se está solicitando más tiempo. A continuación se muestran los pasos para pedir una extensión.

Pasos

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   Escribe la carta con mucho tiempo de anticipación. Esperar hasta el último minuto para pedir una extensión da la impresión de mala planeación e irresponsabilidad.
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   Determina cuánto tiempo adicional vas a necesitar. Es muy importante ser realista para evitar pedir una extensión muy corta que pueda causar que falles con los plazos establecidos y tengas que pedir otra extensión.

   • Básate en cuánto has progresado para determinar cuánto tiempo más vas a necesitar. Por ejemplo, si has trabajado constantemente en una tarea de la escuela por tres días y aún la llevas a la mitad, probablemente necesites tres días más para terminarla y uno más para revisarla.
   • Considera todos los factores relevantes antes de decidir la duración de la extensión. Quizá te demores en aceptar un trabajo hasta que hayas ido a una entrevista con otra compañía. Considera cuál es el proceso de la entrevista de la otra compañía y si ellos piden un proceso largo de múltiples entrevistas.
   • Tienes que saber qué tanto tiempo puede esperar la persona que recibe la carta. Puedes recibir una respuesta negativa si le solicitas una extensión a un profesor que sea muy estricto con las fechas establecidas o una empresa que le urja contratar a alguien inmediatamente, o puedan pedirte un plazo más corto para dar tu respuesta.
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   Tienes que tener tacto y ser honesto al expresar tu situación. Explica la razón por la cuál estás pidiendo una extensión y cuánto tiempo vas a necesitar.

   • Brinda una explicación lógica por la cual necesitas una extensión. Una explicación razonable para un profesor podría ser que tú has trabajado arduamente en la tarea, pero necesitas más tiempo para investigar más a fondo.
   • Guarda tu privacidad. Si tú te tardas en aceptar un empleo debido a que estás divorciándote, no se lo digas a la persona que te va a contratar.
   • Evita las quejas o palabras negativas. Por ejemplo, si le dices a tu profesor que nadie podría completar una buena tarea de 10 páginas en una semana, podría crear una mala relación entre tú y tu profesor. De igual manera, no le digas al que te va a contratar que lo que te está ofreciendo es muy poco, que tú vas a quedarte esperando hasta que se presente una mejor oportunidad.
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   Utiliza una redacción formal. La carta tiene que ser cordial y profesional. Utiliza la siguiente guía para escribir las partes de la carta:

   • Encabezado. Incluye la fecha y tu dirección.
   • Destinatario: Incluye el nombre propio y la dirección de la persona que recibirá la carta.
   • Saludo. Usa frases formales. No digas: “Hola, Jim” mejor di: “Estimado Sr. Banks:”
   • Cuerpo de la carta. Tienes que ir al grano. Presenta tu solicitud y la razón por la cual te gustaría pedir una extensión. Muestra aprecio por la consideración de tu solicitud.
   • Cierre: El cierre común de una carta es Sinceramente, puede ser utilizado cuando solicites una extensión.
   • Firma y nombre. Si escribiste la carta a mano, fírmala y debajo de la firma escribe tu nombre. Si vas a enviarla por correo electrónico es suficiente con tu nombre y puesto en la compañía.
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   Agradécele de antemano al que recibirá la carta por considerar tu solicitud.Una muestra de agradecimiento puede transmitirle a tu profesor, empleador o posible jefe que tú reconoces la importancia de los plazos establecidos y que tú no estás dando por hecho la falta de rigor para aprobarte la extensión.
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   Envía la solicitud por correo electrónico. Cuando envíes una solicitud de extensión evita confiar en el correo postal. Cuando envías un correo electrónico la persona a la que se lo envías recibe una notificación inmediatamente, eso te da tranquilidad para continuar con tus ocupaciones.
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   Llama en lugar de escribir. En una situación urgente o cuando no te respondan el correo electrónico, llama por teléfono para solicitar una extensión.