Cómo puedo enviar un fax bien explicado paso a paso

Ya sea que seas tan joven que nunca hayas oído hablar de un fax o ya hayas estado familiarizado con uno, pero simplemente lo olvidaste, quizá tengas que saber cómo enviar un fax en algún momento u otro. Recuerda que hay diferentes tipos de máquinas de fax y siempre que esté disponible el manual o instructivo de tu máquina, debes consultarlo.

Método 1 de 2: Antes de enviar un fax

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   Crea la carta de presentación. Las máquinas de fax se suelen compartir entre oficinas o entre varias personas dentro de una oficina. Ya que cualquier persona puede ver un fax que se haya enviado a una máquina de fax, es buena idea incluirle una carta de presentación. Esto asegurará que el fax llegue a las manos correctas.

   • La carta de presentación incluye información como: el nombre del destinatario, el contenido del fax y cuántas páginas incluye. También debe incluir la información del remitente, como el nombre y el número de fax, para que el destinatario sepa quién lo envía y a quién responderle si fuera necesario.
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   Marca el número de fax. A continuación necesitarás marcar el número de fax, de la misma forma como marcas cuando llamas por teléfono. En los modelos de máquinas más recientes no hay necesidad de marcar el código de área cuando se marca un número local, pero sí cuando se marcan números de larga distancia. En algunas máquinas de fax todavía se necesita marcar el código de área, sin importar el lugar donde te encuentres. Verifica o pregunta cómo funciona tu máquina de fax.

   • Algunas veces, el código del país (el número 1 para los teléfonos y números de fax en EE.UU.) también se tiene que marcar antes de marcar los números locales, pero solo cuando es necesario incluir el código de área. El código del país casi siempre es necesario para marcar números de larga distancia.
   • A veces, también necesitarás marcar el número 9 antes de marcar los números de larga distancia. Verifica las especificaciones o averigua cómo funciona tu máquina de fax en particular.
   • Asegúrate de usar el número de fax y no el número de teléfono de la persona que quieres contactar. En las tarjetas de presentación, los números suelen aparecer uno al lado del otro, por lo que es fácil leer mal o mirar el número equivocado.
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   Determina el método para colocar el papel. Cuando coloques el material que necesitas faxear, colócalo en la posición correcta. El papel se va a escanear, por lo que, si el papel se coloca del lado equivocado, solo se va a escanear la parte de atrás y enviarás el fax en blanco. Asegúrate de que el papel esté en la posición correcta antes de enviar el fax.

   • La forma de colocar el papel es diferente en cada máquina de fax. Afortunadamente, todas traen las instrucciones para colocar correctamente el papel. Cerca de dónde se coloca el papel, busca la figura de una hoja o papel con una orilla doblada; veras que un lado de la hoja tiene líneas y el otro está en blanco.
     
     • Si la esquina doblada tiene líneas, significa que las hojas se deben colocar con el lado en blanco viendo hacia ti.
     • Si la esquina doblada está en blanco, significa que debes colocar las hojas con el lado frontal del papel viendo hacia ti.
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   Faxea el material correcto. Las máquinas de fax funcionan mejor con un tamaño de hoja estándar. Si envías algo en una hoja que no sea de tamaño estándar, puede ser que no funcione, que se atasque o que dañe la máquina. Si necesitas enviar algo en papel que no sea de tamaño estándar, como por ejemplo una factura, será mejor que le saques una fotocopia a la factura y que faxees la fotocopia en lugar de la factura.

   • El tamaño de papel más común para los faxes, como para las impresoras, es A4 o carta.
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Método 2 de 2: Enviar un fax por diferentes medios

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   Usa la máquina de fax para enviarlo. Una vez que hayas hecho todo lo indicado anteriormente, estarás listo para enviar los faxes. Con el papel colocado y el número marcado correctamente, estarás listo para presionar enviar; el botón para enviar suele ser un botón largo y bien identificado. ¡Eso es todo! ¡Enviaste el fax correctamente!

   • Notarás que después de haber presionado enviar, el fax hará una serie de bips y zumbidos. Es normal; las máquinas de fax se comunican con estos sonidos. Si el fax se ha enviado correctamente, después de unos minutos oirás un bip largo y claro. Si hay algún problema con el fax y no logras enviarlo, por lo regular escucharás que hace un chillido horrible. Si escuchas este sonido, debes revisar la máquina para evaluar el problema.
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   Usa la Internet para enviar un fax. También puedes enviar un fax a través de Internet. Existen muchos servicios que se pueden usar; sin embargo, la mayoría requiere un pago. Podría ser una buena inversión si no envías faxes frecuentemente y no quieres comprar una máquina de fax, o si no quieres lidiar con servicios como los de FedEx.

   • Pamfax es un servicio de fax excelente para Skype. Sin embargo, este programa requiere un pago pequeño.
   • Hellofax es un servicio que integra muy bien Google Drive, permitiéndote faxear fácilmente documentos de Google. Permite enviar gratis cierto número de faxes y luego requiere un pago.
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   Usa el correo electrónico para enviar un fax. Dependiendo del número a donde envíes el fax, podrías simplemente enviar por correo electrónico el documento a una máquina de fax de forma gratuita. Sin embargo, recuerda que este método solo cubre una cantidad limitada de números de fax y solo envía información limitada.

   • Puedes revisar si puedes enviar a cierto número de fax, buscando en línea.^[1]
   • Usa esta fórmula para crear la dirección a donde enviarás el correo electrónico: “remote-printer.Nombre_Apellido@12345678910.iddd.tpc.int”
   • Quítale las comillas, cambia el número por el número de fax (incluyendo el código del país y el de área) y, donde dice “Nombre” y “Apellido”, coloca el nombre y el apellido de la persona a quien se lo enviarás.
   • Ten en cuenta que en el fax solo aparecerá el texto que esté en el cuerpo del mensaje. No puedes adjuntar ningún PDF ni ningún otro material con este método.
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Consejos

• La mayoría de máquinas de fax traen las instrucciones adjuntas. Deja que la sabiduría de los más experimentados te guíe en tu travesía…
• Siempre ingresa el número COMPLETO, incluyendo el código de área y el número correcto (dependiendo del país donde te encuentres) cuando es larga distancia.

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Advertencias

• Si vas a enviar información confidencial, ten en cuenta que CUALQUIERA puede leer un fax impreso. Revisa de nuevo el número antes de enviarlo y asegúrate de que el destinatario esté esperando el fax.