Cómo puedo escribir un memorando de negocios, bien explicado paso a paso

Los memorandos de negocios son un método interno de comunicación dentro de una empresa. Los memos pueden también utilizarse externamente entre dos compañías. Son usados para comunicar información, tal como tareas a realizar dentro de un departamento o noticias generales que necesitan alcanzar una gran audiencia. Los memorandos prediseñados y el correo electrónico han hecho que la comunicación sea más fácil, pero es útil conocer como escribir un memorando partiendo desde cero.

Pasos

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   Escribe el encabezado del memorando. El encabezado contiene información sobre los destinatarios de la nota, quien la envía, la fecha y el asunto general del memorando. El asunto del memorando debe ser expresado en una oración corta.
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   Redacta el párrafo inicial. El primer párrafo de un memorando de negocios debe manifestar claramente la intención del memorando y un resumen de la información que va a ser presentada en el cuerpo del memorando
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   Describe brevemente el asunto. La razón de ser detrás del envío de un memorando necesita ser expresada sucintamente. Las oraciones para definir el asunto deben ser cortas, directas y basadas en hechos.
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   Explica las soluciones en progreso. Si estás trabajando en la solución a un problema, o tienes una idea de como puede ser resuelto, el tercer párrafo es el sitio apropiado para describirlo. Si la razón de ser del memorando es dar malas noticias, usa este párrafo para destacar cualquier aspecto positivo que pueda resultar.
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   En el cuarto párrafo puedes resumir tus hallazgos. Si el memorando es corto, esta es una sección opcional. Pero si es de más de una página, un sección que destaque los principales puntos discutidos es útil. Esto asegurará que los principales puntos no se "pierdan" dentro del grueso del memorando. Puedes hacerlo en forma de lista, ya que de esta forma la sección se destacará sobre las demás.
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   Termina el memorando incluyendo un detalle de lo que los destinatarios necesitan hacer y una fecha límite para completar dicha tarea. Incluye cualquier información sobre comunicaciones de seguimiento en el último párrafo.
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   Firma el memorando. Este paso es opcional, pero algunas compañías siguen la práctica de completar cualquier correspondencia de tipo comercial con la firma del remitente apareciendo sobre el nombre escrito del mismo.
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   Revisa la redacción del memo. Antes de enviarlo, ya sea interna o externamente, asegúrate que el contenido es gramáticamente correcto. Si el memo incluye información delicada, revisa la política de tu compañía para definir quién puede editar o leer el memorando. En algunas empresas se requiere autorización.
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Consejos

• Usa el nombre apropiado en el espacio destinado para el nombre del remitente. La forma en que se llama a una persona en un ámbito social suele ser diferente a la forma en que debe llamársele en un ámbito de negocios.