Cómo poder establecer contactos en una conferencia, bien explicado paso a paso

Establecer contactos en una conferencia es más fácil de lo que piensas, inclusive si eres tímido y no te gusta. Los beneficios de hacer contactos en el ambiente de una conferencia incluyen conocer gente nueva que puede darte nuevas guías de investigación o de información que abrirán nuevas posibilidades para ti, así que concéntrate.

Si los nombres importantes te dejan pasmado y te estás sintiendo dominado por los expertos que te rodean, respira profundo y prepárate para tomar conciencia de la oportunidad que está frente a ti. Este artículo te brinda algunas sugerencias confiables para ayudarte a aprovechar al máximo los ilustres pensadores y los organizadores de agendas en una conferencia cuando estás cerca de ellos.

Pasos

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   Empieza a establecer contactos inclusive antes de llegar a la conferencia. Es importante saber quiénes serán los demás asistentes y cuáles son sus especializaciones, negocios o destrezas. En especial, busca a las personas que se presentarán en la conferencia. Ellos son quienes ejercen influencia y pueden ayudarte a conseguir mejores contactos en tu industria objetivo o quienes podrían compartir ideas contigo o darte un poco de su tiempo para conversar sobre las cosas que estás haciendo.

   • Tómate el tiempo para visitar los sitios web de los presentadores, si fuese importante. Ellos también deberían mostrar sus direcciones de correo electrónico en sus sitios web, inclusive los altos ejecutivos podrían tener correos electrónicos. Sin embargo, si no los tienen, trata de encontrarlos en sitios web como LinkedIn.^[1]
   • Si pretendes establecer contacto con alguien que trabaja para una compañía, investiga también los antecedentes de la compañía, que incluyen su historia y antigüedad, su misión, sus logros y su personal más importante.
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   Empieza por enviar un correo electrónico a estas personas para hacerles saber que quieres oír sus charlas. Estás forjando una relación cuando reconoces a alguien por la experiencia valiosa que compartirá en una conferencia. Estos presentadores apreciarán que te tomes el tiempo de contactarlos y ganarás una relación de igualdad con ellos. Lo más probable es que ellos te respondan el mensaje de correo electrónico para agradecerte. Ahora puedes responderles y comunicarles que te asegurarás de presentarte en persona cuando los veas en el evento.
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   Ve y preséntate en el evento. Ve a las conferencias de los presentadores a los que les has escrito por correo electrónico. Llega temprano y siéntate en la primera fila para que estés en una buena posición para hablarles después de la conferencia. Apaga tu celular si aún no lo has hecho. Debes estar atento para que puedas tocar alguno de los puntos con ellos después, si se presentase la oportunidad. Luego de su presentación, saca una tarjeta de presentación con una nota personalizada que hayas escrito en la parte de atrás y empieza a decirles lo mucho que aprecias sus conocimientos. Esto construirá aún más relaciones de igualdad. Preséntate, halaga al presentador por su conferencia, diciendo brevemente por qué te gustó y haz cualquier pregunta importante que tengas en mente (revisa el siguiente paso).

   • Si te sientes aterrado por entregar una tarjeta de presentación, ensaya para entregársela a alguien con la ayuda de un miembro de la familia o de un amigo. Preséntate primero (“Hola, me llamo Ken. Le escribí por correo electrónico sobre el “factor Barbie” la semana pasada”). Luego practica dirigir la conversación hacia la otra persona haciéndole preguntas abiertas. También puedes practicar hacer esto frente al espejo. Mientras más practiques entregar una tarjeta de presentación, más natural se verá cuando lo hagas.
   • También puedes pedirle continuar con una llamada telefónica rápida para preguntarle sobre su presentación. Ahora estás en el punto en que has creado realmente una conexión y es muy probable que hayas sentado las bases de una relación a largo plazo con una persona con la que puedes desarrollar todo tipo de negocios nuevos, creativos, científicos u oportunidades laborales.
   • Asegúrate de que tu tarjeta de negocios esté actualizada con tus detalles más recientes de contacto. Si lo que haces no está claro en la tarjeta, asegúrate de corregirlo porque los presentadores recibirán muchas tarjetas y no quieres perderte en esa pila por ambigüedades. Además, asegúrate de usar tarjetas limpias, sin dobleces para dar una apariencia profesional.
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   Debes estar preparado para ir al punto rápidamente. Los presentadores, la gente de negocios y otros socios de la conferencia generalmente tienen un tiempo limitado y no tendrán muchas oportunidades para pasear y hablar contigo. Este es un aspecto que a menudo asusta a los novatos porque se preocupan por no saber qué decir. Al igual que con lo de la tarjeta de presentación, es una muy buena idea ensayar cómo iniciar una conversación y el contenido que te gustaría discutir con la persona en particular. Con la ayuda de tu investigación previa con respecto a su experiencia o sus negocios, deberías ser capaz de resumir los puntos precisos que te gustaría tratar en un período de tiempo muy corto.

   • Haz una lista de preguntas que te gustaría hacerle al presentador. Considera elegir las dos preguntas más importantes en caso de que el tiempo apremie, para que consigas la conexión óptima sin ponerte demasiado nervioso. Practica hacer las preguntas frente al espejo.
   • Una forma de asegurarte de que tus preguntas sean bienvenidas es hacerle un preámbulo a la conversación con algo como: “¿Es un mal momento? Quisiera hacerle dos preguntas muy cortas”.
   • Recuerda que es posible que puedas quedar con ellos para verlos en una cena o en un evento similar durante la conferencia si no están totalmente libres después de la misma. De todas maneras trata de darles tu tarjeta de presentación, pero asegúrate de crear un momento o una razón para volver a conversar durante la conferencia.
   • Si tienes material promocional, trabajos o cualquier otra documentación o programa informático que quisieras darle al presentador, asegúrate de tenerlo listo y empacado para entregárselo. Esta también es una buena forma de tener una razón para continuar la conversación, ya que puedes preguntarle al presentador qué le pareció lo que le diste.
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   Escucha. Si tienes alguna oportunidad de establecer contacto directo con el presentador, asegúrate de escuchar bien. Una persona que sabe hacer contactos escucha con atención y mientras estás hablando con el presentador, concéntrate en él y en sus respuestas, y en ninguna otra persona en el lugar. Limita lo que hablas y alienta al presentador a hablar. Hagas lo que hagas, sin importar qué tan emocionado o enamorado estés de la experiencia, fama o importancia de esta persona, no saques conclusiones sobre lo que dirá a continuación ni intentes hablar por él. Mantén la calma y déjalo hablar.

   • Sé positivo y no temas las pausas. Sé considerado con respecto al hecho de que la conferencia probablemente sea una atmósfera cargada y más apabullante para el presentador que para ti.
   • Mantén contacto visual, asiente y no dobles los brazos.
   • No temas anotar en tu tarjeta de presentación o en tu smartphone si te comprometes a hacer algo. Esto demuestra tu entusiasmo y voluntad para hacer lo que prometiste. También asegura que no lo olvidarás.
   • Disfruta hablar con esa persona. Esta es una oportunidad maravillosa, así que aprovéchala al máximo disfrutando al mismo tiempo que intentas conectarte.
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   Aprende cómo disculparte con gracia. Habrá momentos en los que el presentador no será el contacto que esperabas o empezarás a darte cuenta de que el presentador no parece estar interesado en hablar contigo. En este caso, discúlpate con cortesía, agradécele por su tiempo y sigue estableciendo contacto con otros miembros de la conferencia.
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   Observa qué otros asistentes a la conferencia están con el presentador. Si el presentador vino solo, entonces este paso no será de ayuda. Pero si el presentador vino con un equipo y algunos de ellos forman parte de la audiencia, intenta establecer contacto con ellos e intercambia tarjetas de negocios. Hazles saber cuál es tu negocio, investigación o estudio, y averigua si es posible que ellos te contacten con el presentador de algún modo, o incluso mejor, averigua con qué otras personas dentro del equipo del presentador vale la pena conectarse más en términos comerciales o de intercambio de información e ideas.

   • Recuerda que los que actúan como “esferas de influencia”, aunque a menudo no tengan cargos tan altos en una compañía, institución u organización, tienen una importancia similar. Ellos son los que tienen tiempo para escuchar a otros y están orgullosos de lo que son, y felices de compartir información con los demás. Estas personas se comunicarán con integridad y pueden compartir buena información contigo y también representar contactos importantes. Por ejemplo, es posible que quieras discutir algo con el catedrático que acaba de dar la conferencia, pero tiene que apresurarse para estar en el nacimiento de su bebé. Si su estudiante de PhD también asiste a la conferencia, encuéntrala, hazle algunas preguntas y comparte tus ideas. Si la convences de que eres auténtico y que vale la pena mantenerse en contacto contigo, ella se asegurará de hablarle al catedrático sobre ti. Solo asegúrate de mantenerte en contacto tanto con ella como con el catedrático después de la conferencia.
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   A continuación escríbele un correo electrónico al presentador. Si puedes, envíale un artículo relacionado con el tema que presentaron. Esto demostrará que tienes un ávido interés en el tema y que estás dispuesto a compartir información con ellos. Si fuese posible, contacta al presentador con otras personas que conoces personalmente y comparte información tan generosamente como puedas.

   • Haz rápidamente todo lo que hayas prometido hacer. Si encuentras alguna razón para no cumplir la promesa, hazle saber al presentador que ha ocurrido un problema y lo que quieres hacer a continuación. Mantén abiertos los canales de comunicación; no todos continúan la comunicación después de establecer contactos y se pierden oportunidades muy importantes.
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   Mantén comunicación con el presentador por correo electrónico y por teléfono. Cualquier cosa puede suceder. Se trata de compartir quién eres y cuáles son las habilidades que ofreces al mundo laboral. Esto debería ser el inicio de una gran conversación sobre las conexiones y las oportunidades con todas las personas importantes que conoces en conferencias.
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Consejos

• Cuando llegues temprano a una conferencia preséntate ante las personas que están a tu alrededor.
• Recuerda que eres 7 a 10 veces más efectivo frente a frente que al teléfono. Es por eso que estar presente en una conferencia con personalidades de la industria que puedes conocer y con las que puedes contactarte es crucial para tu éxito.
• Establece un flujo de trabajo con tarjetas de presentación.
  • Varios meses antes de la conferencia verifica que tienes tarjetas de presentación actualizadas y profesionales para distribuirlas.
  • Cada mañana verifica que tienes una cantidad suficiente de tarjetas de presentación y un buen bolígrafo para que te dure todo el día.
  • Acostúmbrate a dar y pedir tarjetas de presentación.
    • Llevar tarjetas de presentación en blanco es una gran forma de obtener información de otras personas si ellas han olvidado “sus” tarjetas de presentación. O simplemente tacha una de las tuyas, para que no la entregues por accidente y usa la parte de atrás.
  • Cuando recibas una tarjeta de presentación, anota en la parte de atrás de la misma cuándo y dónde conociste a la persona y cualquier cosa importante que no sea evidente según la información impresa. Ponla en un lugar separado de las demás tarjetas que entregarás.
  • Ingresa las tarjetas de presentación con apuntes en un programa informático de manejo de información personal.
  • Comunícate con las personas rápidamente después de la conferencia, de preferencia con una nota relacionada con sus intereses específicos.
  • Comunícate con ellos cada cierto tiempo para hablar de algo relacionado con sus intereses, quizás un artículo relacionado con sus intereses o para comentarle sobre el itinerario de conferencias afines a las que piensas asistir, para establecer y mantener contacto.^[2]. Hasta podrías establecer una rutina (quizás los nombres que terminen en una letra del alfabeto por semana) o recordatorios automáticos para comunicarte con grupos de personas de manera periódica (es más adecuado si tu especialidad es una que numerosas relaciones de bajo nivel podrían facilitar, como las ventas).
• Si la conferencia es organizada por una sociedad profesional, averigua si el negocio y otras reuniones de planeamiento están abiertas para ti. Si es así, asiste. Con frecuencia, las reuniones de negocios no tienen muchos asistentes y te brindan la oportunidad de interactuar con los altos funcionarios de las organizaciones frente a frente o en pequeños grupos, lo cual no ocurriría en otras circunstancias.
• Recuerda que al contactarte con otra persona, se trata de averiguar qué es más importante para ella. En este punto, haz preguntas como “¿Qué no has hecho en tu carrera que aún te gustaría hacer?” Para muchos, esta pregunta puede representar más oportunidades para la persona si te das cuenta de que tienes algo que ofrecer, y a su vez, ellos se sentirán dispuestos a darte una oportunidad similar. Podrías terminar haciendo que ellos te entrenen a ti o a tu organización, uniéndote a un programa de televisión, siendo el coautor de un libro o muchas otras posibilidades.
• Asiste a tantas conferencias como puedas.
• Si eres un estudiante averigua si la conferencia necesita estudiantes voluntarios. Si es así, ofrécete como voluntario en un área donde tendrás la oportunidad de conocer a los asistentes. Como un beneficio adicional, podrías obtener un descuento en la tarifa de registro.
• Si hay etiquetas con tu nombre en una conferencia, úsalas. Es más sencillo para todos, especialmente para aquellos que tienden a olvidarse de los nombres. Úsalas en tu lado derecho para que cuando saludas estrechando la mano, sea visible.

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Advertencias

• Evita hablar mal de otras personas, sin importar cuán útil pueda parecer. Inclusive si la persona con la que te estás comunicando lo hace, evita hacerlo tú también. Todos se terminarán enterando.
• No impongas tus ideas. En vez de eso, haz preguntas de vez en cuando, usa tus ideas para aportar a las de aquellos con los que te estás comunicando.
• Nunca interrumpas. Recuerda que es muy molesto cuando alguien más te lo hace.
• Evita decir improperios o usar lenguaje que podría resultar ofensivo. No conoces las creencias de otras personas, así que siempre sé respetuoso.
• No mientas. La confianza es una parte implícita de establecer contactos y tu reputación se dañará si te descubren.
• No finjas que conoces a las personas ni digas cualquier nombre. Te descubrirán y se verá patético.
• Recuerda no ser ambicioso y concéntrate en ti primero. Establecer contactos es una estrategia de relaciones, no un propósito egoísta.

Cosas que necesitarás

• Tarjetas de presentación
• Dirección de correo electrónico (asegúrate de que sea adecuada y fácil de reconocer)
• Trabajos y antecedentes, si quieres darle algo al presentador
• Acceso a Internet