Cómo puedo escribir una carta de confirmación bien explicado paso a paso

Una carta de confirmación es una correspondencia que se envía para confirmar ciertos detalles, como acuerdos, citas y entrevistas de trabajo que se concordaron oralmente. Esta carta también puede confirmar una reservación, una respuesta a una invitación, una recepción de varios artículos o servicios, o unos planes de viaje. Este tipo de cartas son cortas y se pueden escribir fácilmente al seguir un formato simple.

Parte 1 de 2: Escribir una carta de confirmación

1. 
   1
   Utiliza un papel membretado. Las cartas de confirmación se deben escribir en un papel membretado si se lidia con unos asuntos de negocios.^[1] Esto hace que la carta sea un documento formal y oficial de la compañía. Incluye el nombre completo y la dirección del destinatario en la carta justo encima del saludo. Esto incluye el nombre de la persona a la que envías la carta, su título apropiado, el departamento o la compañía en donde trabaja (si se aplica) y la dirección de la compañía.

   • Dale un formato apropiado de negocio al papel si se trata de un asunto personal o si respondes personalmente a una compañía. Coloca tu dirección de remitente y la fecha en el margen izquierdo o puedes alinearlo en el margen derecho. Obvia una línea e incluye la dirección del destinatario en el margen izquierdo.^[2]
   Anuncio
2. 
   2
   Comienza con un saludo apropiado. Debes utilizar un saludo apropiado, el nombre y el título de la persona cuando envíes una carta de confirmación. El formato que se acepta generalmente es "Estimado Sr., Dr." o "Estimada Sra., Srta." seguido del apellido de la persona.^[3]

   • No te refieras a una mujer como "Sra." a menos que sepas que está casada.
   • Puedes utilizar el nombre de pila de la persona si escribes una carta de confirmación más informal y personal.
3. 
   3
   Confirma los detalles de los planes en el primer párrafo de la carta. Sé directo. No hay necesidad de dar una información introductoria o escribir unas palabras corteses. En lugar de ello, utiliza el primer párrafo para esquematizar específicamente los detalles de lo que confirmas. Esto puede incluir fechas, horas y lugares. Sé específico.

   • Algunas maneras comunes de comenzar estos párrafos son: "Escribo para confirmar...", "Me gustaría confirmar..." o "Esta carta es para confirmar...".^[4]
   • Especifica que confirmas la recepción de unos artículos en el primer párrafo de la carta si la escribes para este fin. Sé específico al expresar exactamente qué artículo es, qué cantidad de artículos hay y cuál es el número de orden. Comienza el párrafo con lo siguiente: "Me alegra confirmar" o "Me complació recibir".
4. 
   4
   Trata otros detalles. Menciona otros detalles que puedan ser relevantes, ya sea en el mismo párrafo o en un segundo párrafo breve. Esto puede contemplar planes monetarios, términos y condiciones o detalles que se tengan que confirmar. Estos detalles también pueden ser responsabilidades de ciertas tareas o labores que se tengan que completar.

   • Siempre debes confirmar los términos y las condiciones concordadas para asegurarte de que no haya malentendidos con lo acordado. Repetir esos términos te ayuda a esclarecer lo que se espera de ti.
   • Sugiere a alguien que te confirme si concuerda con el plan si le pides que se responsabilice de una labor. Puedes indicar que requieres su confirmación por escrito, a través de una llamada telefónica o un correo electrónico.
   • Las cartas de confirmación no son solo para confirmar una cita, un acuerdo o la recepción de un artículo, sino que también sirven como un registro. Las cartas de confirmación son documentos para que ambas partes la utilicen como una prueba de la correspondencia. Esto ayuda a resolver un problema o un malentendido.^[5]
5. 5
   Pide una respuesta si es necesaria. El último párrafo debe incluir una línea que aliente al destinatario a comunicarse contigo si lo necesita. Indícale que te diga si hay algún problema, como una aclaración, un malentendido o un problema.

   • Este párrafo puede ser así: "Favor de informarme si necesita una información adicional..." o "Favor de responder si necesita agregar...".^[6]
6. 
   6
   Termina la carta con un agradecimiento al destinatario. Asegúrate de terminar apropiadamente la carta. Utiliza un término para terminar la carta, como "Atentamente", "Gracias" o "Saludos". Incluye tu nombre y coloca tu firma encima de este. Asimismo, utiliza tu nombre completo para las cartas de negocios.
   Anuncio

Parte 2 de 2: Corregir la carta de confirmación

1. 
   1
   Corrige la carta de confirmación. Debes corregir un documento formal antes de enviarlo, incluso si es para un asunto personal. Esto es muy importante si la carta se relaciona con un plan de negocios. Busca los errores ortográficos, las palabras faltantes, la gramática incorrecta como los errores de puntuación u otros problemas superficiales.

   • Enviar una carta pulida te hace ver responsable y profesional, además de demostrar que tienes un ojo para los detalles.
2. 2
   Utiliza un papel apropiado para una impresora de calidad. Utiliza los útiles de oficina de la compañía que incluyan el papel membretado cuando imprimas una carta para un negocio. Imprime la carta en un papel de alta calidad si no estás afiliado con un negocio y no tienes útiles de oficina. Asegúrate de imprimir la carta con una buena impresora a la que no se le acabe la tinta o el tóner.

   • Siempre imprime las cartas de confirmación si no las enviarás por correo electrónico. Nunca debes escribir a mano una carta comercial.
3. 3
   Utiliza una fuente estándar y unos márgenes. Utiliza una fuente estándar como Times New Roman o Arial cuando escribas una carta formal. La fuente debe de ser de un tamaño 12 y no debe estar en negrita, cursiva o subrayada. Los márgenes deben ser de una pulgada o tres centímetros a cada lado.

   • Debes utilizar unas letras en mayúsculas para las cartas formales como una carta de confirmación. Esto quiere decir que la carta tiene un solo espaciado, es decir que obvias una línea entre los párrafos.
4. 4
   Sé breve y directo. Las cartas de confirmación son cartas cortas. Debes mantenerlas cortas y eliminar las palabras, las frases y la información innecesarias.^[7] Mantén el contenido de la carta enfocado estrictamente en los detalles que confirmas.
5. 5
   Conserva el tono de negocios. El tono de la mayoría de las cartas de confirmación es muy formal e impersonal debido a su naturaleza breve. Esto ayuda a conservar la concentración en los detalles que se confirman y disminuye las palabras corteses innecesarias.^[8]

   • Puede ser un poco más personal si escribes una carta de confirmación personal, una carta a un conocido o a una persona con la que tienes una relación ligeramente más informal. Sin embargo, haz que la carta sea formal si no estás seguro de qué hacer.
   • A pesar de que quieras conservarla formal, no hay ningún problema con mostrar gratitud o entusiasmo. Por ejemplo, si estás programado para una entrevista de trabajo, puedes responder y decir "Valoro esta oportunidad de tener una entrevista para el puesto laboral..." o "Realmente ansío tener la entrevista para el puesto laboral...".
6. 6
   Conoce cuándo enviar una carta de confirmación. Hay muchas razones para enviar una carta de confirmación. Las razones comunes para que las personas envíen una confirmación es para confirmar las fechas de las citas, las reuniones, las entrevistas, las conferencias o los eventos. Otras situaciones comunes para enviar una carta de confirmación son:

   • Una oferta de trabajo
   • Una aceptación de trabajo
   • Una recepción de una orden
   • Un estado de un trabajo
   • Unos planes de viaje
   • Una autorización de otra persona
   • Una asistencia^[9]